Кейтеринг конференций, семинаров и симпозиумов имеет свою специфику относительно других видов событийного кейтеринга. С одной стороны, кейтерингу в случае проведения таких мероприятий отводится гораздо меньше времени в рамках самого мероприятия, с другой же, его значение — как возможности одновременно утолить голод и пообщаться во время перерыва – трудно переоценить. Каждый из нас, кто бывал на конференции или семинаре сталкивался с кейтерингом в том, или ином его проявлении: будь то кофе-чай с печеньями на скромно накрытом столике, или мини-фуршет с фингер-фудом, шампанским и капкейками.

От чего же зависит формат и «размах» конференц-кейтеринга? Часто он зависит всего лишь от одной величины – от дохода организатора мероприятия: чем она выше тем, соответственно, больше финансовых возможностей у организаторов оплатить качественный конференц-кейтеринг. С другой стороны, чем выше стоимость участия для одного участника – тем, очевидно, выше уровень критериев качества питания у самих участников – возможно, их даже не просто будет удивить самыми модными тапас (разнообразные закуски «на один укус» родом из Каталонии, Испания), канапе с фуа-гра и пти-фурами – однако, удивить то все равно нужно! Ведь впечатление о самом семинаре, конференции или симпозиуме сложится из всех составляющих мероприятия: интересности материала, удобства места проведения, и, далеко не в последнюю очередь, уровня организации питания.

Далее мы рассмотрим различные варианты кейтеринга для конференций, семинаров или симпозиумов – от самых простых к более сложным.

Простой кофе-брейк.

Меню кофе-брейка в самом простом своем варианте включает кофе, чай, печенье, соки и воду. Как правило, организаторы мероприятия сами в состоянии обеспечить достаточно приличное качество такого «кейтеринга» для небольшого количества участников. Для этого понадобится всего лишь стол, чайник, одноразовые бумажные стаканчики, коробки с пакетиками черного и зеленого чая, пакетики растворимого кофе (или простая капсульная кофемашина типа Lavazza Blue), упаковка с пакетированным сахаром, вазы с печеньями сок в 200-грамовых упаковках и вода в бутылочках 330 или 500 мл. Однако и здесь есть нюанс, такой кофебрейк можно организовать самостоятельно и на достаточно приличном уровне для конференции из 20 человек максимум.

Если людей будет больше, то необходимо продумывать такие, на первый взгляд «мелочи», как удобные подходы к снеди и напиткам с разных сторон – то есть создать такую конфигурацию столов, чтобы обеспечивался организованный поток людей, при котором не создавалось бы «заторов», никто ни кому не наступал бы на ноги, и не проливал бы кофе на одежду. Кроме того, понадобятся не одна, а несколько кофе-машин — и «капсульный» вариант уже не подойдет, так как очереди «за кофе» способны испортить все впечатление от проводимого мероприятия.

Например, для кофе-брейка на 80 человек понадобятся не менее трех «быстрых» полупрофессиональных кофе машин, в таком случае можно гарантировать, что все успеют выпить кофе в течение стандартного «получасового» перерыва. Вариант с чайником, и даже с чайниками, тоже вряд ли будет выглядеть адекватно – понадобятся специальные бойлеры для горячих напитков. А холодные напитки и печенье должны быть расставлены так, чтоб участники как можно меньше времени проводили возле столов.

А что, если участников не 80 а 300? Вот тут уже есть не просто повод, а необходимость обратиться к профессионалам. И не нужно переживать, что стоимость проведения такого кофе-брейка с помощью профессиональной кейтеринговой компании будет значительно выше, чем при «самостоятельном» варианте: посчитайте — сколько Вам потребуется персонала? Сколько Вы заплатите за аренду кофе-машин и стирку скатертей? А что если формат мероприятия «не потерпит» одноразовых бумажных стаканчиков? Кто будет мыть керамическую посуду, а главное, где ее взять в таком количестве? Одинаковую! В таком случае обращение в кейтеринговую компанию будет оправданным не только с практической, но и с экономической точки зрения. Например, проведение такого кофе-брейка для конференции или семинара у кейтеринговой компании «Бон Аппетит» в Одессе обойдется от 18 грн. на человека и это в формате «все включено», с мини-эклерами «ручной работы» вместо обыденного печенья.

 

Стандартный кофе-брейк.
Меню стандартного кофе-брейка отличается от простого тем, что дополнительно гости могут побаловать себя некоторым количеством закусок. Такой вариант кофе-брейка наиболее распространен и является самым оптимальным, как с точки зрения стоимости, так и с точки зрения удобства для участников.

Варианты дополнительных закусок могут быть различными, важно лишь, чтобы они были достаточно небольшого размера «на один укус», тогда участникам не нужны будут фуршетные тарелочки. Такой тип закусок называется «фингер-фуд». Фингер-фуд (с англ. «палец-еда») – это, буквально, закуски, которые можно брать пальцами и отправлять в рот не откусывая. Такой стандарт принят во всем мире для мероприятий данного формата, а также для большинства форматов фуршетов и велкам-дринков перед банкетами.

Категорически не рекомендуется организаторам конференции или семинара заниматься приготовлением таких закусок самостоятельно – это все-таки нечто большее, чем пост-советский вариант бутербродов с колбасой, и для него, соответственно, кроме опыта и квалификации нужны еще и определенные санитарные условия. Так что, если Вам дороги здоровье и положительное мнение участников мероприятия, доверьтесь профессиональным кейтерье – они и оптимальное меню таких закусок предложат и смогут приготовить и доставить их в надлежащем виде.
Немаловажной также в стандартном кофе-брейке будет и расстановка оборудования, напитков и закусок – «свободный», но организованный (англ. “free-flow”) поток гостей – это залог успеха Вашего мероприятия, а также гарантия того, Ваши гости успеют и перекусить и пообщаться во время кофе-паузы.

Рекомендуемое меню стандартного кофе-брейка в самом обобщенном виде может выглядеть так: мини-канапе (желательно круглой формы) в количестве 3-4 видов из расчета по 2-3 штуки на человека, треугольные мини-сендвичи на шпажках (так называемые «английские мини-сендвичи») – 2-3 вида по 2-3 сендвича на человека, мини-пирожные квадратной и круглой формы ассорти (так называемые птифуры, от французского «petits fours» — маленькие печенья) – из расчета 3-5 видов по 2-3 единицы на человека.

Как правило, кейтеринговые компании, занимающиеся кофе-брейками на профессиональном уровне, имеют свое видение деталей такого мероприятия – однако ничего не мешает Вам, как заказчику, сориентировать их в нужном Вам направлении касательно выбора блюд и их ассортимента в зависимости от «уровня» участников Вашего мероприятия.

Возможно, не лишним будет учесть тот факт, что наши соотечественники все больше и больше бывают в деловых поездках за рубежом, где они наверняка участвуют в подобных мероприятиях. Это означает, что они, скорее всего, смогут вполне объективно сравнить «здесь» и «там», оценив, таким образом, Ваш профессиональный подход к организации кейтеринга на мероприятии.

 

Фуршет-брейк.

Это наиболее длительный и затратный вид конференц-кейтеринга, который предполагает, как следует из названия, совмещение кофе-брейка с полноценным фуршетом. Практикуется такой вид кейтеринга в тех случаях, когда конференция, семинар или симпозиум сами по себе достаточно долгие по продолжительности, и «захватывают» обеденное время. Когда так происходит, полноценное питание становится необходимой частью мероприятия и фуршет-брейк является самым подходящим форматом организации кейтеринга. Меню для фуршет-брейка – это полный спектр фуршетных блюд: от салатов в тарталетках, брускет и сендвич-багетов с различными наполнителями, до нарезанных стейков, разогретых на специальных станциях называемых «чафиндиш» (англ. chafing dish – буквально «жаровня») и подаваемых с широким ассортиментом соусов. Если фуршет-брейк продполагает наличие шампанского или вина, то обязательным атрибутом такого формата конференц-сервиса будут специальные фуршетные тарелочки с держателем бокалов, называемом «третья рука». Необходимо учитывать, что фуршет брейк займет не меньше одного часа, и это при условии очень слаженной и хорошо поставленной работы кейтерье, включающей, между прочим, очень быструю подготовки столов, скоростное обслуживание гостей и не менее быструю уборку, ведь ароматы фуршетных блюд не должны отвлекать участников семинара ни до ни после фуршета. Фуршет, совмещенный с кофе-брейком, это еще и наиболее сложный в организации формат кейтеринг-сервиса для конференций, поэтому рекомендуем уделить максимум внимания подбору кейтеринговой компании – тут нужны настоящие профессионалы.

Кофе-брейк с полноценным питанием.

Этот формат кейтеринг-сервиса во время конференций используется, как правило, когда проведение фуршет-брейка не оправдано по экономическим соображением, а кормить гостей все равно нужно. Он также является и одним из самых дешевых способов достичь поставленных целей.

В таком случае кейтеринговой компании ставится задача накрыть для участников стандартный стол (или столы) с простым кофе-брейковым меню (кофе, чай, соки, воды, печенье) и дополнить его горячим сытным обедом.

Существует два подхода к организации горячего питания во время конференции или семинара. Первый предполагает кроме стандартного кофебрейкового меню еще и небольшую линию раздачи, в виде тех же чафиндишей расположенных в ряд и персонала обеспечивающего раздачу – такой вариант оправдан при количестве «питающихся» более 40 человек. Каждый из них сам подойдет к импровизированной линии раздачи и получит понравившиеся блюда в необходимом количестве.

Второй же вариант лучше использовать когда, количество участников семинара или конференции не превышает 30-40 человек и нет особых требований к эстетике процесса. Этот формат предполагает горячее питание фасованное либо в специальные ланчбоксы (более дорогой вариант), либо в одноразовые пластиковые упаковки (более экономичный вариант). В таком случае участники семинара просто подходят к точке раздачи и получают свои обеды. В принципе, такой формат практикуется и для мероприятий большего масштаба – например на 600-800 человек, только для такого количества гостей необходимо предусмотреть несколько точек раздачи: оптимально — одна точка на 50 человек, что позволит осуществить выдачу за 5-7 минут.

Очень важно предусмотреть «сидячие» места, где люди могут спокойно сесть и съесть свой обед. Относительно выбора кейтеринговой компании рекомендации могут быть следующими: если целью является экономичное питание в ланчбоксах или одноразовой упаковке, то лучше обратиться в кейтеринговую компанию, которая профессионально занимается доставкой еды (как правило, они умеют делать и выездные простые выездные кофе-брейки также). А вот если предполагается питание в формате «раздаточная линия» то лучше подыскать исполнителя среди кейтерье специализирующихся на организации выездного питания. Впрочем, существует достаточно большое количество компаний успешно совмещающих и то и другое в списках предоставляемых кейтеринговых услуг.

Подводя итоги вышесказанного, можно сказать следующее: какого бы масштаба ни была Ваша конференция, семинар или симпозиум – в первую очередь подумайте о потребностях Ваших гостей в еде и напитках, а уж затем приведите их в соответствие, с рамками Вашего бюджета используя один из вышеприведенных вариантов кейтерингового обслуживания. Поверьте, нет ничего невозможного, если Вы изначально правильно сформулируете цели и задачи подрядчику кейтеринговых услуг. Вы можете даже сформулировать их в виде тендера и опубликовать его на специализированном сайте, посвященном тендерам по кейтерингу. Это поможет Вам получить расчеты стоимости проведения Вашего мероприятия в течение одного дня.

Дополнительные источники:

1. Кейтеринг семинара Алана Пиза в Одессе

2. Кейтеринг дилерской конференции  «Вольво Украина Юг».